Docsolid: Cách mạng hóa việc quản lý tài liệu với Digital Mailroom

Trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh ngày nay, việc quản lý tài liệu có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Từ việc phân loại và tổ chức đến lưu trữ và truy xuất, nó đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. Tuy nhiên, với sự ra đời của công nghệ kỹ thuật số, việc quản lý tài liệu đã trở nên hiệu quả và hợp lý hơn bao giờ hết. Và một trong những công ty đang dẫn đầu trong lĩnh vực này là Docsolid.

Được thành lập vào năm 1999 bởi Bruce Malyon và Steve Irons, Docsolid là một công ty phần mềm chuyên về các giải pháp hình ảnh tài liệu cho các công ty luật. Sản phẩm hàng đầu của nó, KwikTag Legal®, giúp các chuyên gia pháp lý quản lý các tài liệu trên giấy của họ bằng cách chuyển đổi chúng thành các tệp điện tử có thể dễ dàng truy cập từ mọi nơi vào mọi lúc.

Tuy nhiên, cải tiến mới nhất của Docsolid đưa việc quản lý tài liệu lên một cấp độ hoàn toàn mới – Phòng thư kỹ thuật số. Giải pháp tiên tiến này cho phép gửi thư hàng ngày một cách hiệu quả và an toàn trực tiếp vào hệ thống quản lý tài liệu (DMS), loại bỏ nhu cầu xử lý hoặc quét thủ công.

Vì vậy, làm thế nào nó hoạt động? Phòng thư kỹ thuật số sử dụng công nghệ quét tiên tiến để chụp ảnh thư đến ngay khi thư đến văn phòng của bạn. Sau đó, những hình ảnh này sẽ tự động được tải lên DMS của bạn, nơi nhân viên được ủy quyền có thể xem chúng từ bất kỳ thiết bị nào có truy cập internet.

Nhưng đó không phải là tất cả – Phòng thư kỹ thuật số còn cung cấp một số tính năng khác khiến nó trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại:

1) Quy trình làm việc tự động: Với tính năng quy trình làm việc tự động của Phòng thư kỹ thuật số, bạn có thể thiết lập các quy tắc để định tuyến thư đến đến các bộ phận hoặc cá nhân cụ thể dựa trên các tiêu chí được xác định trước như tên hoặc địa chỉ người gửi.

2) Truy cập an toàn: Tất cả các tài liệu được tải lên DMS của bạn thông qua Phòng thư kỹ thuật số đều được mã hóa bằng các giao thức bảo mật tiêu chuẩn của ngành để đảm bảo khả năng bảo vệ tối đa khỏi truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu.

3) Tiết kiệm chi phí: Bằng cách loại bỏ việc xử lý thủ công và giảm lượng giấy sử dụng, Phòng thư kỹ thuật số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động cũng như vật tư in ấn như hộp mực và ram giấy.

4) Tuân thủ: Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành được quản lý chặt chẽ như chăm sóc sức khỏe hoặc tài chính, việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành là rất quan trọng. Với tính năng theo dõi kiểm tra của Phòng thư kỹ thuật số, bạn có thể theo dõi từng bước của quy trình gửi thư từ khi nhận đến khi xử lý cuối cùng để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.

Tóm lại là,

Docsolid đã cách mạng hóa việc quản lý tài liệu với các giải pháp sáng tạo như KwikTag Legal® và giờ đây là sản phẩm mới nhất của họ – Phòng thư kỹ thuật số cho phép gửi thư hàng ngày một cách an toàn hiệu quả trực tiếp vào hệ thống DMS, giúp cuộc sống của các doanh nghiệp hiện đại trở nên dễ dàng hơn đồng thời tiết kiệm tiền cho chi phí lao động & vật tư in ấn trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ & bảo mật!